Apa Itu ESS (Employee Self Service), Pengertian, Fungsi dan Manfaatnya?

1. Data Lebih Akurat

Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam waktu dekat, tapi ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon.

Dengan menggunakan ESS, karyawan bisa dengan mudah melakukan perubahan atau update data secara mandiri. Mereka diberikan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan recheck data mereka masing-masing melalui sistem sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain.

Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot mengurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.

Dalam hal ini, penerapan ESS secara elektronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.

3. Meningkatkan Keamanan Data

Penyimpanan data melalui ESS artinya penyimpanan terjadi secara elektronik melalui media database. Hal ini jelas akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak.

Selain itu, perkembangan teknologi juga menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan.

4. Ramah Lingkungan

Penerapan sistem elektronik berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan. Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digunakan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada form cetak/print.

Tujuan Penerapan Sistem Aplikasi Employee Self Service 

Umumnya, departemen HR menghabiskan banyak waktu dan sumber daya mereka untuk transaksi dan operasional SDM. Dengan adanya ESS, dapat membantu pekerjaan departemen HR jadi lebih efisien dan efektif.

Berikut beberapa tujuan penerapan sistem Aplikasi Employee Self Service.

Sumber: