Apa Itu ESS (Employee Self Service), Pengertian, Fungsi dan Manfaatnya?

ENIMEKSPRES.CO.ID - Bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD manager dari sebuah perusahaan tentu sudah mengetahui tentang Aplikasi Employee Self Service. Implementasi Aplikasi employee self service (ESS) dipercaya dapat meningkatkan kualitas proses kinerja HRD di perusahaan.

Namun begitu, ESS ini juga dianggap menyulitkan karena akan mengubah banyak aturan perusahaan dan kekhawatiran akan kerahasiaan data seperti soal gaji. Benarkah demikian?

Lantas, apa itu ESS? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini. 

Apa itu Aplikasi ESS (Employee Self Service)?

Aplikasi Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih. ESS adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka.

Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan permintaan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.

Mengapa Aplikasi Employee Self Service Penting Diterapkan di Perusahaan?

Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya. Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.

Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan.

Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.

Untuk menjawab tantangan di atas, Aplikasi Employee Self Service bisa menjadi solusi.

ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi.

Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan.

Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.

Sumber: